Từ trụ sở ở New York, LiveFlow bán phần mềm báo cáo tài chính cho kế toán viên và đội ngũ tài chính, và trong thời gian dài, email của công ty bị chia ra hai công cụ: Loops cho email tiếp thị và vòng đời, Customer.io cho email giao dịch. Mỗi email tiếp thị bắt đầu từ Figma với các mẫu do đội thiết kế dựng sẵn, rồi chuyển sang ChatGPT để viết nội dung, cuối cùng vào Loops để ghép lại. Josh mất khoảng ba giờ để hoàn thiện một chuỗi email, mà đó là khi chưa có ai duyệt.

Khâu duyệt lại là một vấn đề riêng. Email được đưa lên Slack để góp ý, quay về kèm chỉnh sửa, được sửa trong Loops rồi lại qua thêm một vòng nữa. Một email mất hai, ba ngày mới được duyệt là chuyện bình thường, và với năm đến mười người cùng làm email, nội dung và nhận diện thương hiệu cứ lệch dần qua mỗi lần gửi.

LiveFlow là khách hàng đầu tiên của Brew, và vào giữa năm 2026, đội ngũ đã chuyển toàn bộ việc gửi email sang Brew. Danh sách liên hệ trên Loops được chuyển sang dưới dạng tệp CSV, còn người đăng ký mới giờ được đưa vào qua pipeline Segment mà LiveFlow đã có sẵn, với Retool bổ sung khoảng hai mươi thuộc tính theo lịch. Loops vẫn đảm nhận email xác thực. Mọi email khách hàng đọc giờ đều được gửi từ Brew.

Thương hiệu chỉ cần thiết lập một lần trong Brew, nên bước thiết kế không còn nữa. Josh mô tả email và nhận về một bản nháp hoàn chỉnh, chuẩn thương hiệu, rồi chỉnh sửa trên canvas khi muốn tự tay thay đổi điều gì đó. Lượt gửi lớn đầu tiên trên hệ thống mới là email ra mắt tích hợp Ramp tới khoảng 1.800 liên hệ, gửi bằng Intelligent Send để mỗi người nhận được email vào giờ họ thường đọc.

Công việc email vòng đời cũng chuyển sang canvas của Brew. Đội ngũ đã xây dựng một chuỗi tám email cho khách hàng tiềm năng ngành xây dựng đã yêu cầu demo, được phân khúc từ một lần nhập mới, cùng với email onboarding và email giành lại khách hàng cho khách hàng hiện tại. Đội ngũ dự định tách các email này theo chu kỳ thanh toán, để mỗi email phù hợp với gói mà khách hàng đang dùng.

Ba giờ làm việc với Figma, ChatGPT và Loops đã không còn. Josh mô tả điều mình muốn, Brew trả về email với thiết kế đã chuẩn, nên buổi góp ý trên Slack chỉ tập trung vào thông điệp thay vì bố cục. Theo lời anh, những email trước đây mất hàng giờ thì giờ chỉ vài phút là xong.

Đó là điều mở đường cho mọi thứ còn lại. Khi một email chỉ mất vài phút thay vì hàng giờ, LiveFlow có thể gửi tới những phân khúc mà trước đây chưa bao giờ có thời gian để viết riêng, như nhóm khách hàng tiềm năng ngành xây dựng hay đợt ra mắt tích hợp, thay vì một email chung chung cho tất cả mọi người.